L’IMPORTANCE ET L’UTILITÉ DU PROCÈS-VERBAL

Voici les principes de base régissant la tenue de réunions:
• la connaissance publique des travaux d’une assemblée;
• l’impartialité de la personne qui préside l’assemblée;
• la division claire des étapes de proposition, de discussion et de prise de décision;
• la liberté de parole pour chaque membre de l’assemblée.
Le procès-verbal doit refléter le respect de ces principes. En conséquence, il est rédigé: d’un point de vue impartial, dans un style indirect; il contient: le rapport fidèle et objectif des idées émises par les membres; la distinction claire de chaque étape de la réunion; il assure: la conservation écrite des travaux d’une assemblée afin que toute personne intéressée puisse s’y référer au fil du temps.
À retenir
Lors de la rédaction du procès-verbal, en cas de doute lorsqu’il faut poser des choix sur les façons de présenter des faits ou d’exprimer des idées, reportez-vous à ces principes qui sont simples et fiables.
La clarté, la précision et l’authenticité des faits consignés dans un procès-verbal favorisent un climat de confiance lors de réunions. Un bon moyen d’atteindre cet objectif: relisez votre texte dans la perspective d’une personne absente à la réunion. Vous remarquerez peut-être des illogismes ou des imprécisions.
LA PRÉPARATION DE LA RÉUNION
Pour préparer efficacement une réunion, vous devez disposer d’informations fiables et mises à jour:
• la liste des membres, comprenant l’adresse ou le local de livraison des dossiers et les numéros de téléphone;
• les dates de durée des mandats des membres, leur statut (membre, observateur, personne-ressource, etc.), leur catégorie de représentation (interne, externe, secteur ou domaine particulier, etc.);
• les politiques, règlements ou directives sur le rôle, la composition et le mandat de l’assemblée;
• les recueils de procès-verbaux et de résolutions de quelques années précédentes.
Il est préférable de dresser des calendriers annuels pour faciliter l’assiduité aux réunions.
À retenir
Le quorum correspond au nombre minimum de membres en poste qui doivent être présents pour qu’une réunion soit officielle. Toute assemblée est libre de définir son quorum. Le plus souvent, il s’agit de la moitié plus un des membres en poste.
Il est souhaitable de remettre aux nouveaux membres les procès-verbaux de quelques réunions préalables à leur nomination. En plus d’être informés de l’historique des dossiers récents et de leurs suivis, ils pourront ainsi se familiariser aux modes de fonctionnement et aux coutumes propres à l’instance concernée.
Prévoyez un dossier supplémentaire pour apporter en réunion. L’expérience démontre que les oublis ou pertes de documents surviennent régulièrement!
L’AVIS DE CONVOCATION
Vous trouverez en annexe 1 un exemple d’avis de convocation.
Il est important de dater l’avis de convocation pour témoigner du respect des délais à cet égard.
L’en-tête d’un avis de convocation comprend les informations suivantes, centrées et soulignées:
• le nom de l’institution (exemple: UQAM);
• le nom de l’unité administrative, s’il y a lieu (exemples: famille, département, etc.);
• le nom du comité ou commission;
• le numéro de la réunion et entre parenthèses le qualificatif «ordinaire» ou «extraordinaire»;
• la date de la réunion.
Inscrivez ensuite la rubrique «AVIS DE CONVOCATION», centrée et soulignée.
L’avis de convocation est rédigé en une phrase comprenant l’heure, le jour et le lieu de la réunion ainsi que les informations déjà contenues dans l’en-tête. Il doit être signé par la ou le secrétaire d’assemblée.
Il est utile, pour évaluer s’il y aura quorum, d’inviter les membres à annoncer leur absence à la réunion.
En outre, il existe parfois des règles sur un nombre d’absences consécutives non justifiées qui impliquent la fin du mandat. Dans un tel cas, il faut noter rigoureusement les absences motivées ou non.
Cas particuliers
Si vous convenez avec certaines personnes de transmettre l’avis de convocation par courrier électronique, utilisez la fonction de confirmation de lecture du message.
Dans le cas où l’urgence de respecter les délais implique de convoquer les gens par téléphone, transmettez-leur ensuite un avis écrit.
Si les délais de convocation n’ont pas été respectés, inscrivez comme premier point à l’ordre du jour: «acceptation de la convocation».
À retenir
Le délai de convocation à une réunion extraordinaire est normalement moins long que pour une réunion ordinaire. Une réunion extraordinaire porte habituellement sur un seul point annoncé dans l’avis de convocation. Si l’on demande en réunion d’ajouter un ou d’autres points, cela doit être accepté par l’ensemble des personnes présentes.
LA COTATION DES DOCUMENTS
À l’exception de l’avis de convocation et du procès-verbal, tous les documents relatifs à une réunion sont identifiés par une cote comprenant un sigle, un numéro de réunion et un chiffre correspondant au point de l’ordre du jour. La cote est inscrite à droite en haut du document.
Exemple: Pour le document se rapportant au point 8 du projet d’ordre du jour de la trente-cinquième réunion du Comité de gestion: il s’agit du sigle CG, numéro de réunion 35, point 8, ce qui donne la cote CG-35-8.
Dans le cas d’une réunion extraordinaire, ajoutez les lettres EX après le numéro de réunion. Exemple: CG-35-EX-8.
Quand plusieurs documents concernent le même point de l’ordre du jour, ajoutez des lettres à la cote. Ex.: CG-35-8A, CG-35-8B, etc.
Si un document a déjà été transmis lors d’une réunion précédente, inscrivez un astérisque au point de l’ordre du jour correspondant et la note suivante en bas de page: «Veuillez-vous munir du document transmis lors de la réunion du (date), sous la cote (…).» Une fois en réunion, le document est identifié à une nouvelle cote, en fonction de sa place dans l’ordre du jour. La copie de ce document fait partie du dos- sier des documents originaux de cette réunion.
Les documents déposés pour information sont versés au dernier point de l’ordre du jour: «dépôt de documents». Au lieu du numéro de ce point, la cote comprend la lettre «D» (référence à dépôt) suivie du numéro de sous-point. Exemple: CG-35-D-1.
En résumé
Les documents sans cote sont: • l’avis de convocation; • le procès-verbal.
Les documents avec cote sont: • l’ordre du jour qui porte toujours le no 1; • les documents à l’étude portent le numéro correspondant au point à l’ordre du jour; • les documents déposés pour information portent la lettre D suivie du numéro correspondant à leur ordre sous le point « dépôt de documents ».
Cas particuliers
Si vous adoptez un tel système et qu’il est impossible de déterminer le nombre de réunions tenues auparavant, commencez à numéroter les réunions au début d’une année. Il peut s’agir, selon la vocation du groupe, d’une année financière, civile ou académique. Dans un tel cas, il pourrait s’avérer pratique d’inclure l’année dans la cote. Ex.: CG-1994- 1-8. Pensez à la postérité!
À retenir
Le fait de numéroter les documents simplifie les références et assure que tous disposent des mêmes textes.
Lorsque vous cotez les documents, vérifiez s’ils sont datés, complets et si les auteurs sont identifiés.
Il est ennuyeux de travailler en groupe sur des textes dont les pages ne sont pas numérotées; assurez-vous qu’ils sont paginés.
Le cas échéant, dressez une liste des différentes sections ou une table des matières pour présenter des documents volumineux comprenant des textes variés.
Dans le logiciel de traitement de texte, créez des répertoires correspondant au numéro des réunions pour y classer les documents que vous produisez, soit l’avis de convocation, l’ordre du jour, les résolutions et le procès-verbal.
LE PROJET D’ORDRE DU JOUR
Vous trouverez en annexe 2 un exemple d’ordre du jour.
L’en-tête de l’ordre du jour est identique à celui de l’avis de con- vocation.
Inscrivez ensuite la rubrique « PROJET D’ORDRE DU JOUR », centrée et soulignée.
Des dossiers de nature identique peuvent être regroupés en sous-points, sous un thème général.
Habituellement, les premiers points de l’ordre du jour sont les suivants:
1. Adoption de l’ordre du jour
2. Procès-verbal de la (numéro) réunion
2.1 Adoption
2.2 Affaires en découlant
3. Période d’information
(Énumération des dossiers à l’étude.)
On trouve aux derniers points:
X. Divers
X. Levée de la séance
X. Dépôt de documents
X.1 …
Si vous ne disposez pas d’un document mais qu’il est prévu de le distribuer au cours de la réunion, inscrivez «(dépôt en séance)» à la suite du sujet à l’ordre du jour.
Points reportés
Lorsque des dossiers n’ont pas été étudiés lors d’une réunion précédente et qu’ils sont reportés, c’est-à-dire inscrits de nouveau à l’ordre du jour, ils sont normalement placés devant les nouveaux dossiers.
LE PROJET DE RÉSOLUTION
Les responsables de dossiers rédigent parfois des projets de résolution afin de guider la prise de décision.
Dans un tel cas, le projet de résolution est placé devant le document.
Si vous disposez d’un état de la question, placez d’abord ce texte, puis le projet de résolution et enfin le document.
À retenir
Il est délicat de présenter un projet de résolution; ce document ne doit pas être perçu comme un moyen d’influencer les membres de l’assemblée. Afin d’éviter des malentendus, assurez-vous que tout projet de résolution a été approuvé par la présidente ou le président d’assemblée avant d’être transmis aux membres.
POUR LA COMUNICATION DU SELS ORIGINEL
CHEIKH TIDIANE HANNE