LA RÉDACTION DU PROCÈS-VERBAL

Le procès-verbal contient:
• la page titre;
• l’ordre du jour tel qu’adopté (en plus des modifications éventuel- les en réunion: retrait du mot «projet» dans le titre, retrait des notes sur les dépôts en séance ou la demande d’apporter des documents, date de la réunion);
• les délibérations et les résolutions relatives aux points de l’ordre du jour, dans l’ordre où ils ont été traités;
• l’heure de la levée de la séance;
• selon les cas, la signature de la personne présidant l’assemblée ou celle de la personne agissant comme secrétaire d’assemblée, ou celle de ces deux personnes.
La page titre comprend:
• le nom de l’institution, en majuscules et centré;
• le nom de l’instance, en majuscules et centré;
• un en-tête (PROCÈS-VERBAL de la (numéro) réunion du (comité) / instance administrative s’il y a lieu / de (institution), tenue le (date) à (heure), au (lieu);
• la liste des personnes regroupées en sections, soit les membres présents, les membres absents, les observatrices et observateurs, les personnes invitées, et la ou le secrétaire d’assemblée.
La pagination
La page titre n’est pas paginée, et l’ordre du jour est identifié par sa cote.
Toutes les pages suivantes comportent:
• en haut à droite: le sigle du comité, tiret, le numéro de la réunion, tiret, le numéro de la page;
• en bas: un soulignement pleine largeur de page, à gauche en dessous, en petites lettres; le nom du comité, espace, tiret, espace, la date.
LE STYLE D’ÉCRITURE
Le style d’écriture d’un procès-verbal doit être simple, clair et précis. Le texte est rédigé en style indirect, d’un point de vue impartial, exempt de tout jugement de la personne qui le rédige.
Les discussions font l’objet de synthèses où se retrouvent tous les points de vue exprimés et les éléments considérés. Il n’est pas absolu- ment nécessaire, et même souvent impossible, de respecter l’ordre chronologique des interventions pour réaliser un bon résumé.
Les suggestions d’amendements aux résolutions doivent être mention- nées ainsi que les propositions rejetées.
Le nom des membres n’est pas cité, sauf dans les cas suivants:
• lors de la présentation d’un dossier par la personne qui en est responsable;
• lorsqu’une personne est invitée par l’assemblée pour apporter des précisions sur un dossier;
• lorsqu’une personne prend un dossier en charge ou se porte volontaire pour assumer une responsabilité;
• quand une personne demande d’être citée nommément, lors d’une intervention ou au cours d’un vote;
• lorsque la compréhension d’une intervention peut dépendre de l’identification de son auteur.
Avant l’adoption de l’ordre du jour, il est de mise de mentionner que le quorum est atteint et l’assemblée ouverte. La présidente ou le président est identifié ainsi que la ou le secrétaire d’assemblée.
S’il y a eu dépôt de documents en séance, cela est mentionné au point de l’adoption de l’ordre du jour. À ce moment, on y indique la cote qu’ils auraient dû recevoir, selon la méthode expliquée précédemment. Le dossier des documents originaux doit comprendre un exemplaire de toutes les pièces distribuées en séance.
Les corrections au texte du procès-verbal sont identifiées de façon précise, en citant la page, le paragraphe et la partie de texte concernés. Tous les changements, comme la suppression de phrase ou l’ajout d’un paragraphe, sont mentionnés.
Exemple: • en page 3, au second paragraphe, à la septième ligne, lire: « (…) réu- nion reportée, compte tenu d’un conflit d’horaire. » • en page 6, la dernière phrase du premier paragraphe est supprimée.
Les corrections sont apportées au document original avant qu’il ne soit signé.
À la période d’information, les sujets sont présentés sous des titres ou ils peuvent faire l’objet de sous-points numérotés. Il arrive souvent que les membres citent des documents, des activités ou des événements sans apporter des précisions. Cependant, pour que l’information demeure utile à plus long terme, il faut que les noms des documents soient exacts ou que les dates et les lieux des activités soient indiqués. N’hésitez pas à communiquer avec les personnes concernées pour obtenir ces informations afin de les consigner au procès-verbal.
La mention des annexes est placée sous le titre du point à l’ordre du jour.
L’ordre du jour n’est pas modifié quand l’assemblée convient, pendant la séance, de changer la séquence d’étude des dossiers ou de reporter un point à une autre réunion. Les précisions à ce sujet sont indiquées dans le texte du procès-verbal.
Au cours des discussions, certaines informations sont incomplètes ou imprécises, le plus souvent parce qu’il s’agit d’un document, d’un comité ou d’un événement connu par tous les membres de l’assemblée. Toute information de cette nature doit être vérifiée et précisée dans le texte du procès-verbal.
La levée de la séance peut faire l’objet d’une proposition dûment appuyée mais cela n’est pas toujours le cas.
EN CAS D’AJOURNEMENT
L’en-tête de la page titre du procès-verbal débute comme suit : « PROCÈS-VERBAL de la première séance de la (numéro) réunion…».
L’indication de la levée de la séance comprend la date et l’heure de la poursuite de la réunion, par exemple: «La séance est levée à 16 heures et ajournée au 8 juin prochain, à 13 heures.»
La reprise de la réunion est présentée sous une nouvelle page titre, avec l’indication, dans l’en-tête qu’il s’agit de la deuxième séance de la même réunion. La page suivante du procès-verbal comprend l’ouverture habituelle (quorum, présidence, secrétaire d’assemblée).
Les deux parties du procès-verbal forment un tout, donc un document paginé de façon continue. La signature se trouve à la fin de la deuxième partie du procès-verbal.
Phrases clefs utiles lors de la rédaction de procès-verbaux
L’assemblée accueille (nom), (titre), qui a été invité(e)à présenter le dossier à l’étude.
En réponse à une question à ce propos, il est précisé que …
De la discussion à ce sujet, il ressort que …
Ces précisions fournies, les membres conviennent de …
Un projet d’amendement dûment proposé est formulé pour discussion. Il s’agit de …
La proposition d’amendement est rejetée, faute d’appuyeur.
Une fois la proposition d’amendement appuyée, le vote est demandé. Résultat du vote: pour: X, contre: X, abstentions: X.
L’amendement est rejeté.
L’amendement est intégré à la proposition principale.
Sur proposition de (nom), appuyée par (nom)
OU
Il est proposé par (nom), appuyé par (nom)
Verbes utiles lors de la rédaction de procès-verbaux
Présenter - être d’avis - reconnaître - commenter - penser - admettre - exposer - considérer -résumer - estimer - se rallier - juger - appuyer - faire savoir - partager l’avis - signaler –informer - souligner - annoncer - s’informer - mentionner - s’interroger - indiquer - s’enquérir - expliquer – exposer – illustrer – souhaiter – expliciter - démontrer - suggérer - préciser - citer l’exemple - proposer - spécifier - demander - déclarer - craindre - affirmer - corroborer -redouter – assurer - confirmer - s’inquiéter - garantir - attester - déplorer - certifier – constater - noter - conclure - insister - remarquer - déduire - réitérer – observer - relever - prévenir –approuver – conseiller - recommander - aviser – adopter
POUR LA COMMUNICATION DU SELS ORIGINEL
CHEIKH TIDIANE HANNE