L’ARCHIVAGE DES PROCÈS-VERBAUX AUX ARCHIVES ET GESTION DES DOCUMENTS

Tous les procès-verbaux, y compris les documents annexes, doivent être versés aux archives et gestion des documents.
Les copies certifiées doivent être signées par la, le secrétaire d’assemblée. Il ne s’agit pas, ici, d’une photocopie du procès-verbal déjà signé.
Rôle des archives et gestion des documents
La mission première des archives et gestion des documents est de constituer la mémoire institutionnelle des structures; c’est pourquoi il acquiert tous les documents lui permettant de reconstituer l’histoire de structures et de ses différentes composantes. Les procès-verbaux sont des documents privilégiés puisqu’ils témoignent de l’organisation, des activités, du fonctionnement, des réalisations et de l’évolution de chaque structure. Il est donc important de les archiver. Le rôle de chaque commission est indispensable dans la constitution de son propre fonds d’archives.
Conservation des procès-verbaux
Aux archives et gestion des documents, les procès-verbaux sont regroupés par unité et par commission et sont classés chronologiquement.
Tous les procès-verbaux sont conservés de façon permanente.
Consultation des procès-verbaux
La consultation des procès-verbaux déposés par structure ou commission est simple et rapide.
CHEIKH TIDIANE HANNE
COMMUNICATION DU SELS ORIGINEL