LE RÔLE DU SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE OU DE SEANCE

AVANT LA RÉUNION
Ajoutez à votre dossier une liste des personnes convoquées. Suggestion: Utilisez un tableau en regroupant les noms des membres (pour vérifier rapidement s’il y a quorum), puis ceux des observatrices ou observateurs, et enfin ceux des personnes invitées. Définissez trois colonnes: présences, absences et absences motivées.
Quand vous étudiez les documents, déterminez des abréviations ou inventez des signes sténographiques pour une prise de notes rapide en réunion.
Si vous ne connaissez pas tous les gens convoqués, demandez à la personne qui préside de les nommer en donnant le droit de parole.
N’oubliez pas de vous munir de votre dossier supplémentaire!
Une situation délicate
Une fois que le dossier de réunion a été transmis, il peut arriver qu’une personne vous demande de modifier le texte du procès-verbal, avant qu’il ne soit adopté par l’assemblée. Quelle que soit la raison de cette demande, vous devez inviter cette personne à mentionner les changements voulus lors de l’adoption du procès-verbal en séance.
Selon les règles établies, les demandes de corrections doivent être adressées à la personne présidant l’assemblée, et non à celle qui rédige le procès-verbal. Les modifications demandées ne doivent pas changer la substance des décisions prises, ni y ajouter des éléments nouveaux. En séance, toutes les personnes concernées sont en mesure d’apprécier le bien-fondé des demandes de changements au texte du procès-verbal.
EN RÉUNION
Prenez note de tout document distribué en séance.
Il est bon de prendre beaucoup de notes durant une réunion, même si le style de rédaction du procès-verbal correspond à un résumé. Des notes élaborées permettent de mieux nuancer le texte, lorsque nécessaire.
Portez une attention particulière:
• aux modifications apportées aux documents;
• aux recommandations et aux demandes de suivi des dossiers;
• aux résolutions formulées en séance et aux noms des personnes qui en sont les proposeur et appuyeur;
• aux résultats de votes;
• aux demandes de ne pas inscrire certains propos au procès-verbal;
• aux demandes d’être cité nommément lors d’une discussion ou d’un vote;
• aux variations du nombre de personnes présentes au cours de la séance, et au changement de personne assumant la présidence.
Assurez-vous d’obtenir copie de tout document distribué en séance.
Notez l’heure de la levée de la séance.
Lors de l’adoption du procès-verbal
Les membres proposant et appuyant l’adoption du procès-verbal doivent avoir assisté à la réunion faisant l’objet de ce document. Au moment où la proposition est formulée, vérifiez leur présence à la page- titre du procès-verbal. Si vous constatez que cette règle n’est pas respectée, mentionnez-le à la personne qui préside l’assemblée.
Rappelez-vous que les demandes de modifications doivent être adressées à la personne qui préside l’assemblée, et non à la personne qui rédige le procès-verbal.
À retenir
Inscrivez les initiales des personnes dont vous notez les propos.
Quand une personne parle très vite, on perd sa concentration à tenter de suivre son débit sans y parvenir. Notez seulement les thèmes abordés, portez plus d’attention aux propos et faites confiance à votre mémoire.
Inventez-vous des systèmes pour retrouver rapidement des notes sur les points les plus importants, comme les corrections de texte ou une décision finale: crayon de couleur différente, page de tablette pliée, coin de feuille arraché, etc.
Asseyez-vous près de la personne qui dirige l’assemblée. En cas de doute sur un point de procédure ou sur la teneur d’un texte, vous pourrez en discuter (discrètement!).
En principe, la secrétaire ou le secrétaire d’assemblée n’intervient pas dans les discussions. Si vous disposez d’informations ou de précisions pertinentes à la discussion, faites-en part à la personne qui préside l’assemblée.
Situations particulières
LE VOTE
Une demande de vote peut être formulée par une personne qui n’est pas d’accord avec la décision que l’assemblée s’apprête à prendre. La personne présidant l’assemblée doit alors s’assurer que la demande de vote est soumise pour cette raison. Généralement, le vote se fait à main levée, en demandant aux membres de se prononcer, pour, contre, ou par abstention. Seules les personnes ayant le statut de membre ont le droit de voter.
Si des bulletins de vote sont utilisés, ils doivent vous être remis après l’annonce du résultat du vote. Conservez-les sous enveloppe dans le dossier des documents originaux de la réunion. Le Service des archives et de gestion des documents conserve ces bulletins de vote pendant un an.
Vote nominatif
Quand une personne indique que son vote est nominatif, cela signifie que son nom doit être inscrit dans les résultats du vote. Son nom figure alors entre parenthèses à la suite de votes correspondant à l’orientation de son vote.
Exemple: ADOPTÉE À LA MAJORITÉ Pour: 4 Contre: 1 (M. Modou khoulé) Abstention: 0
Une intervention «ad hoc» signifie que la personne demande un droit de parole immédiat sur le sujet dont il est question à ce moment de la discussion.
Une intervention qualifiée hors d’ordre signifie qu’elle n’est pas pertinente dans le cadre du sujet à l’étude. Elle n’est donc pas consignée dans le procès-verbal.
Une demande de discussion en comité plénier signifie généralement que les propos tenus pendant ce mode de fonctionnement ne figureront pas au procès-verbal. Quand le comité plénier est clos, la personne qui dirige l’assemblée peut en résumer la teneur ou en souligner la conclusion afin que cela soit indiqué au procès-verbal. Si l’assemblée utilise cette procédure, entendez-vous immédiatement avec la personne qui dirige l’assemblée sur les notes à prendre.
Le huis clos est décrété dans le cas où des propos pourraient causer préjudice à une personne, un groupe ou un organisme. Il est possible que la personne dirigeant l’assemblée demande aux gens n’ayant pas le statut de membre de se retirer pendant la discussion. Que cela soit le cas ou non, toute personne présente à un huis clos est tenue à la confidentialité et aucune note ne doit être prise.
APRÈS LA RÉUNION
La séquence de travail après une réunion dépend du degré d’urgence des documents à produire. Habituellement, elle se présente de la façon suivante:
• rédaction des résolutions sous forme d’extraits du procès-verbal, et transmission aux personnes concernées;
• correction, s’il y a lieu, du procès-verbal adopté en réunion, signature par la présidente ou le président d’assemblée. Cette copie officielle est versée au dossier des documents originaux de la réunion concernée. Le cas échéant, des copies de la version finale sont aussi distribuées à un certain nombre de personnes;
• transcription des notes, dans le cas d’écriture rapide ou de sténographie;
• rédaction du procès-verbal de la présente réunion.
LES RÉSOLUTIONS
Les résolutions comprennent généralement une série d’énoncés expliquant le contexte de la prise de décision. Ces énoncés commencent par les termes «Attendu» ou «Considérant». Selon la règle choisie à ce propos, ils peuvent apparaître ou non dans le procès-verbal. Cependant, ils sont toujours cités dans la résolution lorsqu’elle est présentée sous forme d’extrait du procès-verbal.
Les énoncés des « Attendu » ou « Considérant » sont présentés par ordre logique, soit les aspects généraux (cadre juridique) suivis des aspects particuliers (faits). Les énoncés sont présentés en ordre chronologique, du passé jusqu’aux fait récents, de manière à démontrer le processus logique conduisant à la décision.
Les aspects généraux font référence, par exemple, à: une loi, un règlement, une politique, une résolution antérieure ou une décision d’une autre instance.
Les aspects particuliers font référence, par exemple, à: des mesures prises, des actes posés, des documents produits, des avis donnés, des commentaires formulés et des discussions tenues en séance.
La nature des décisions
Une assemblée peut se prononcer de toutes sortes de manières sur un dossier. Elle peut, par exemple: donner un avis, prendre acte, mandater une personne, former un comité et en nommer les membres, féliciter ou remercier quelqu’un, émettre un vœu, souligner sa satisfaction ou son insatisfaction, demander qu’un acte soit posé, déplorer une situation, autoriser, adopter, approuver, recommander, etc.
Quand une résolution comporte plusieurs volets, chaque action fait l’objet d’un paragraphe différent et ces paragraphes sont numérotés.
Vous trouverez en annexe 3 un exemple de résolution sous forme d’ex- trait de procès-verbal.
Présentées sous forme d’extrait, les résolutions comprennent les éléments suivants:
• un en-tête (spécifiant qu’il s’agit de l’extrait du procès-verbal de la Xe réunion du (comité) de (institution), tenue le X, au local X);
• un titre, souligné;
• résolution numéro (année-sigle-chiffre de la décision, ex.: 94-CG- 129), en majuscules et souligné;
• la série des «attendu» ou «considérant»;
• «Sur proposition de (nom de la personne), appuyée par (nom de la personne):»
• «IL EST PROPOSÉ QUE LE (nom du comité):»
• texte de la décision;
• vers la marge de droite, inscrire «ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ».
NB : Si l’adoption se produit sur un vote partagé, inscrire «ADOPTÉE À LA MAJORITÉ», placer en-dessous le résultat du vote, soit les pour, les contre et les abstentions.
• signature de la personne qui préside ou de la personne qui agit à titre de secrétaire d’assemblée, selon ce qui a été choisi;
• mention de copie conforme, avec la date de la rédaction de la résolution.
Vous trouverez des exemples de résolutions dans un procès-verbal en annexe 4.
Dans le procès-verbal, la résolution se présente comme suit:
• le numéro, en majuscules et souligné;
• les «Attendu» ou «Considérant» sont inscrits ou non, selon le souhait de l’assemblée;
• toutes les informations précitées, jusqu’à la mention d’adoption inclusivement.
Quand il y a adoption à la majorité, le résultat du vote est inscrit dans le texte précédant celui de la résolution.
Si le texte de la résolution figure sur plus d’une page, le numéro est réinscrit avec la mention de suite entre parenthèses. Exemple : RÉSOLUTION 94-CG-129 (suite).
À retenir
N’oubliez pas de changer la référence à l’année, lors de la première réunion d’une nouvelle année. Normalement, les numéros de résolutions se suivent au fil des ans. Par exemple, si la dernière résolution de l’année 1994 est numérotée 94-CG-200, la première résolution adoptée en 1995 portera le numéro 95-CG-201.
POUR LA COMMUNICATION DU SELS ORIGINEL
CHEIKH TIDIANE HANNE