Le
rapport est un écrit synthétique faisant le point sur un sujet déterminé. C'est
un document interne destiné au supérieur hiérarchique qui a pour but d'analyser
une situation et d'y apporter des solutions.
Étapes de réalisation
1.
Le rapport peut être rédigé à la demande d'un supérieur
hiérarchique. Il doit fournir le point sur un sujet déterminé. Le rapport est
alors destiné à l'aider à prendre une décision, en lui donnant connaissance de
tous les éléments d'information du sujet abordé.
2.
Le rapport peut être rédigé à l'initiative de l'employé, qui
souhaite attirer l'attention de son supérieur hiérarchique sur un point précis,
un problème rencontré, des idées nouvelles.
3.
Caractéristiques de rédaction : Les pronoms personnels
"je" et "nous" sont employés car l'émetteur parle en son
nom. Le ton est soutenu, respectueux car le rapport s'adresse à un supérieur
hiérarchique.
4.
Caractéristiques de présentation : Sa présentation est libre,
néanmoins certains éléments doivent figurer : l'émetteur (nom et fonction), le
ou les destinataires, la date, le titre, l'indication des éventuelles pièces
jointes, le titre de civilité, la formule de politesse, l'indication du
signataire (émetteur).
5.
Contenu : La plupart des rapports respectent le plan classique
suivant.
6.
- L'introduction : Elle rappelle précisément la demande (ce qui
a motivé le rapport) et annonce le plan.
7.
- L'exposé : Il dresse un constat objectif de la situation. La
structure est apparente : I. A. a) ... Des tableaux, graphiques, schémas
insérés ou joints en annexe au rapport peuvent compléter ou résumer sous forme
synthétique des informations présentes dans le rapport.
8.
- La conclusion : Elle propose des solutions à mettre en œuvre.
L'emploi du conditionnel est à privilégier car c'est le supérieur hiérarchique
qui prendra la décision finale.
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